BPO Financeiro:
Como começar

O que significa BPO financeiro

BPO Financeiro é uma solução de terceirização da gestão financeira para empresas.

A sigla BPO vem do inglês Business Process Outsourcing, ou Terceirização de Processos de Negócio: uma tendência global de transferir áreas administrativas para empresas terceiras.

Logo, o BPO Financeiro diz respeito especificamente à área de finanças, que passa a ser gerenciada externamente atuando como um dos pilares de apoio à tomada decisão.

E ninguém melhor do que a empresa contábil para assumir a gestão financeira de seus clientes e oferecer um serviço completo, aproveitando a proximidade com as contas, patrimônio, fluxo de caixa e realmente conhecendo como o seu negócio funciona.

Por isso, cada vez mais escritórios e contadores oferecem o BPO Financeiro como parte de seu portfólio de serviços premium e ajudam empresas a manter as finanças não só em dia mas trazendo uma visão de futuro da viabilidade do negócio.

Essa oportunidade surgiu com o avanço da visão de contabilidade consultiva, que posiciona o contador como parceiro estratégico da empresa e abre espaço para expandir os serviços para um financeiro que classificamos como estratégico.

Além disso, os empresários vêm buscando soluções que os ajudem a se focar mais no core business (atividade principal) do negócio. Dessa forma, podem terceirizar atividades importantes mas secundárias como a gestão financeira, que passa a ser tocada por contadores especialistas na função.

Como saber se o cliente precisa do BPO Financeiro

Existem alguns sinais claros que indicam a demanda por uma solução de BPO Financeiro por parte de seus clientes.

O primeiro deles é a ausência de uma equipe ou profissional interno dedicado à área financeira, no caso de empresas com pessoal reduzido e estrutura enxuta.

Outra evidência é a dificuldade em manter um processo de gestão financeira eficiente, muitas vezes porque o próprio gestor não tem tempo ou interesse na área.

E outra evidência é quando a empresa começa a crescer e a estrutura de gestão financeira deixa de acompanhar, seja por ausência de processos, seja por equipe inadequada, tornando assim a avaliação dos resultados uma verdadeira agonia.

Como resultado, a empresa pode ter problemas como erros constantes nos registros e movimentações, falta de informação sobre a saúde financeira do negócio, multas e penalidades por atrasos em pagamentos e descumprimento de leis — e até ocorrência de fraudes.

Por fim, se o seu cliente ainda faz todo o controle financeiro manualmente e sem qualquer sistema adequado, o BPO Financeiro pode ser a melhor solução para otimizar processos e melhorar os resultados.

Serviços de um BPO Financeiro

Os serviços de BPO financeiro devem ser adaptados à realidade e necessidades dos seus clientes.

Um caminho interessante é criar planos e pacotes com opções de personalização, para atender todos os perfis e garantir uma remuneração compatível com a demanda de cada empresa.

Também importante conhecer o mercado de BPO Financeiro em que deseja atuar, já que esse conhecimento qualifica o atendimento e o faz ser um especialista de nicho.

Confira alguns serviços inclusos:

Gestão do fluxo de caixa

A gestão de fluxo de caixa é um dos serviços essenciais do BPO Financeiro, que permite acompanhar de perto as entradas e saídas diárias, semanais e mensais e, com isso, perceber lacunas financeiras a fim de apoiar formas de superá-las.

Assumindo o apoio à gestão financeira, você consegue fornecer informações relevantes sobre a posição do desempenho financeiro do negócio, fazer projeções e identificar oportunidades, além de alertar sobre uma possível necessidade de crédito e de riscos à viabilidade econômica.

Gestão de contas a pagar e receber

Outra função do BPO Financeiro é cuidar das contas a pagar da empresa, fazendo os registro e até mesmo agendando pagamentos no internet banking para o cliente autorizar.

No caso das contas a receber, a tarefa é lançar os próximos recebimentos e, em alguns casos, emitir boletos bancários e notas fiscais.

O contador também pode ajudar o cliente a solucionar a inadimplência, alertando sobre pagamentos em atraso, além de gerar demonstrações com os principais KPIs e Indicadores Financeiros para subsidiar a tomada de decisão.

Conciliação bancária

A conciliação bancária consiste em conferir as movimentações do cliente e garantir que os saldos coincidam com a conta bancária da empresa.

Dessa forma, você pode auxiliar o cliente na segurança financeira e compliance, além de combater eventuais
fraudes quase em tempo real.

Análise de crédito

A análise de crédito pode ser acrescentada ao BPO Financeiro para proporcionar mais segurança nas negociações do cliente.

Nesse caso, cabe a você avaliar a capacidade de pagamento pelo indicado NCC (Necessidade de Capital de Giro) e o histórico de crédito de clientes e empresas, além de cuidar da reputação do próprio cliente e, assim, ajudar na eficiência de dias financiados com capital próprio.

Gestão da documentação

Quando o BPO Financeiro inclui o serviço de gestão da documentação, o contador fica responsável pelo arquivamento e auditoria de todos os documentos financeiros da empresa.

Naturalmente, o escritório deve estar preparado para fazer todo o trabalho no meio digital e garantir a proteção dos dados confidenciais, lastreando isso em seu contrato de prestação de serviços, de olho na lei de proteção de dados LGPD.

Gestão de indicadores

Para agregar ainda mais valor ao BPO Financeiro, vale a pena oferecer o serviço de gestão de indicadores.

Basicamente, você determina e monitora KPIs (indicadores-chaves de desempenho) como lucratividade, rentabilidade e margem de lucro, ponto de equilibro e depois apresenta relatórios completos sobre o desempenho financeiro do negócio para apoiar a tomada de decisão do cliente.

Vantagens de oferecer o BPO Financeiro

Investir em soluções de BPO Financeiro traz inúmeras vantagens para o seu escritório contábil — e o ROI (Retorno sobre o Investimento) pode ser muito satisfatório.

Veja o que sua empresa pode ganhar com isso.

Vantagem competitiva

Que empresa contábil não quer conquistar vantagem competitiva e se destacar no mercado?

Esse é um dos grandes benefícios do BPO Financeiro, que tem o poder de posicionar seu escritório com uma abordagem consultiva e diferenciar sua marca da concorrência.

Cada vez mais, as empresas vão buscar contadores que ofereçam serviços estratégicos e se aproximem de sua gestão como verdadeiros parceiros — daí a oportunidade de sair na frente.

Aumento da receita recorrente

Outra vantagem clara em assumir a gestão financeira do cliente é o aumento da receita recorrente com a contratação do novo serviço.

Muitas vezes, o valor dos honorários do BPO pode ser ainda maior do que o cobrado pela assessoria contábil, considerando todas as responsabilidades em jogo.

Maior valor agregado

Quando o BPO Financeiro inclui análises de indicadores, relatórios de performance e consultoria em finanças, por exemplo, o valor agregado ao serviço é muito superior.

Quanto mais domínio você demonstrar sobre os números e estatísticas, mais disposto o cliente estará em pagar mais caro pelos serviços. Por isso, conhecer em profundidade a atividade do cliente será fundamental para apoiar o seu sucesso.

Isso porque a percepção de valor do empresário aumenta consideravelmente quando se trata da gestão estratégica de suas finanças.

Por onde começar a implementar o BPO Financeiro

Se você não sabe por onde começar a implementar seu BPO Financeiro, temos algumas dicas importantes para garantir o sucesso do serviço.

Acompanhe os primeiros passos sugeridos:

1. Comece de dentro para fora

A melhor forma de começar a implementar o BPO Financeiro no seu escritório é arrumar a casa antes de tudo.

Ao organizar sua própria gestão financeira, você tem o exemplo que os clientes precisam para confiar no serviço e tomar sua empresa como referência.

Para isso, você deve padronizar os processos e utilizar ferramentas para facilitar o controle financeiro, emissão de documentos e importação de extratos bancários, por exemplo.

2. Adote uma plataforma de gestão financeira

Ter uma boa plataforma de gestão financeira e contábil é imprescindível para organizar seu BPO de finanças pois são atividades que se complementam de forma estratégica quando o assunto for avaliação do desempenho do cliente.

A Conta Azul é o melhor exemplo porque reúne todas as ferramentas necessárias para o controle financeiro, automatização de notas fiscais e boletos, importação de extratos bancário, organização de documentos digitais, geração de relatórios e demais funções do BPO.

Com a solução tecnológica certa, você agiliza o serviço, consegue integrar os dados facilmente e reduz custos.

3. Delegue o serviço a um profissional experiente

Para que o BPO funcione no seu escritório, não basta ter tecnologia — é preciso preparar um time com excelência, cultura forte e processos muito bem definidos.

Tarefas como conciliação bancária diária e gestão de todas as contas devem ser delegadas a um contador que domine a gestão financeira.

Já a apresentação de resultados e análise de dados podem ficar a cargo de um profissional com experiência consultiva e boa comunicação, que poderá traduzir termos e desvendar os números para o cliente.

Além disso, a ideia é que esse profissional de base mais consultiva treine e lidere uma equipe para ampliar a célula de BPO do escritório, assim ele forma mais consultores no time.

4. Mapeie todo o processo

O processo de BPO Financeiro pode ser um tanto complexo, exigindo que você mapeie cada etapa do serviço e crie um fluxo interno eficiente.

Não existe uma fórmula pronta — você terá que desenvolver suas rotinas e processos. Naturalmente, conversar com quem já atua no mercado ajudará bastante a entender esse desafio e oportunidade.

Você terá que padronizar as atividades, desenhar uma rotina financeira, definir ferramentas, testar processos e rotinas e estar atento ao controle de qualidade e melhoria contínua.

No final, você terá uma metodologia própria para prestar o serviço às empresas e poderá se diferenciar com base nesse know-how.

5. Defina seu público-alvo

Não adianta ter o melhor serviço de BPO se você não direcioná-lo para o público certo.

Hoje, um dos públicos-alvo com maior potencial são as pequenas empresas prestadoras de serviços, que querem focar no core business e deixar suas finanças nas mãos do contador.

Em comparação com a indústria e comércio, os processos são bem menos burocráticos e abrem caminho para a terceirização nessa categoria. Mas, ainda assim, o comércio oferece grandes possibilidades, as quais recomendamos estudar.

Além disso, as pequenas empresas são as que mais precisam do apoio na gestão financeira, pois têm dificuldades em realizar o controle internamente e avaliar seus resultados de forma eficiente.

6. Crie seus planos

Com a estrutura e equipe pronta, você pode criar planos de BPO Financeiro que se adaptam às diferentes demandas dos clientes.

O ideal é ter alguns pacotes padronizados e opções de serviços extras mais complexos que podem ser contratados por fora, conforme a relação com a empresa for evoluindo.

Você também pode segmentar seus clientes por porte, ramo de atuação, faturamento e qualquer outro critério que ajude a classificar as demandas e oferecer um BPO sob medida para cada realidade.

Essa segmentação também vai otimizar seus investimentos em marketing e treinamento do time.